Human & Organisational Performance (HOP) in der Praxis

Um was geht es bei HOP?

Human & Organisational Performance (HOP) ist ein Ansatz, der darauf abzielt, die Leistung von Organisationen durch ein besseres Verständnis menschlichen Verhaltens und der organisatorischen Rahmenbedingungen zu verbessern. HOP basiert auf der Erkenntnis, dass Fehler nicht nur das Ergebnis individueller Unachtsamkeit sind, sondern oft tiefere systemische Ursachen haben. Der Fokus liegt darauf, wie Menschen in komplexen Systemen arbeiten und interagieren, um sicherzustellen, dass sie in der Lage sind, ihre Aufgaben erfolgreich zu erfüllen.

Mit einem häufig anzutreffenden Missverständnis möchte ich noch aufräumen:

HOP ist nicht nur ein Thema für den Bereich Arbeitssicherheit. Fehler von Mitarbeitern (und Führungskräften) können auch folgen für die Qualität von Produkten und Dienstleistungen haben. Oder unnötige Kosten für Nacharbeit und Ausschuss verursachen. Oder sie können die Ursache dafür sein, dass interne und externe Termine nicht eingehalten werden,Umweltzwischenfälle passieren oder einfach die Mitarbeiterzufriedenheit leidet.

Weil gestresste Chefs sich nur noch um Feuerwehraktionen kümmern müssen und weder für die Themen “Führung” und “Mitarbeiterentwicklung”, noch für die Beseitigung der “Leichen in den eigenen Kellern” Zeit haben.

Ziele von Organisationen, die HOP eingeführt haben

Organisationen, die HOP implementieren, verfolgen mehrere zentrale Ziele:

• Reduzierung von Fehlern: Durch das Verständnis der Ursachen menschlicher Fehler sollen diese minimiert werden.
• Verbesserung der Sicherheit: Ein sicherer Arbeitsplatz ist entscheidend für das Wohlbefinden der Mitarbeiter und die Effizienz der Organisation.
• Steigerung der Qualität: Die Qualität der Produkte und Dienstleistungen wird durch weniger Fehler und eine bessere Fehlerkultur erhöht.
• Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit: Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt und sicherer in ihrer Arbeit, was zu höherer Motivation führt.
• Optimierung von Prozessen: HOP fördert die kontinuierliche Verbesserung von Arbeitsabläufen und -prozessen.

Einführung von HOP im Rahmen eines systemischen Fehlermanagements

Die Implementierung von HOP erfordert einen systematischen Ansatz. Hier sind einige Schritte, die Sie kennen sollten, wenn Sie an die Einführung von HOP denken:

1. Schulung und Sensibilisierung: Führungskräfte und Mitarbeiter sollten über die Prinzipien und die Umsetzung von HOP in der Praxis durch Workshops und Trainings informiert werden.
2. Just Culture etablieren: Eine Kultur schaffen, in der Fehler als Lernchancen betrachtet werden und nicht als Gelegenheiten zur Bestrafung. Kein Mitarbeiter kommt morgens zur Arbeit, um Fehler zu machen. Sie passieren eben. Irren ist menschlich. Und Fehler von Mitarbeiter sind in den meisten Fällen auch nicht das Problem. Sie sind vielmehr Symptome dafür, dass etwas mit den Prozessen, Abläufen, den Arbeitsplatzbedingungen, der Kommunikation usw. nicht stimmt. Das sind übrigens die Human Factors. Vielleicht wurden auch die falschen Mitarbeiter an den falschen Arbeitsplätzen eingesetzt, für die sie überhaupt nicht geeignet sind.
3. Psychologische Sicherheit fördern: Ihre Mitarbeiter müssen sich sicher fühlen, dass sie ohne Sanktionen oder sonstige Angriffe  auf ihr Selbstwertgefühl ihre Bedenken äußern oder eigene Fehler melden dürfen. Das erfordert: Kommunikation mit Respekt und auf Augenhöhe – egal was passiert ist.
4. Fehlerursachen analysieren: Anstatt sofortige (Disziplinar-) Maßnahmen gegen Mitarbeiter zu ergreifen, sollten die systemischen Ursachen untersucht werden, die die Fehler begünstigt haben. Das finktioniert aber nur, wenn die Mitarbeiter und Fühurngskräfte, die unerwünschte Vorfälle oder Schwachstellen untersuchen, auch die geeigneten Methoden, Routinen und Tehcniken der Problemlösung gelernt haben. Und wissen, dass es außer dem Fischgrätendiagramm und der 5Why-Methode noch andere Tools gibt, die in manchen Fällen viel besser geeignet sind.
5. Feedback-Schleifen implementieren: Regelmäßige Rückmeldungen helfen dabei, Prozesse kontinuierlich zu verbessern.

Risiken bei der Einführung von HOP

Die Einführung von HOP kann mit verschiedenen Risiken verbunden sein:

• Widerstand gegen Veränderungen: Mitarbeiter könnten sich gegen neue Ansätze sträuben.
• Unzureichende Schulung: Ohne ausreichende Schulung könnte das Verständnis für HOP fehlen.
• Fehlende Unterstützung durch das Management: Wenn Führungskräfte nicht hinter dem Ansatz stehen, wird die Implementierung schwierig.

Nutzen von HOP für Organisationen

Die Vorteile von HOP sind sowohl kurzfristig als auch langfristig erheblich:

• Kurzfristige Vorteile:
  • Reduzierung von Vorfällen und Unfällen
  • Sofortige Verbesserung der Arbeitsabläufe
• Langfristige Vorteile:
  • Nachhaltige Verbesserung der Unternehmenskultur
  • Höhere Kundenzufriedenheit durch bessere Produktqualität
  • Langfristige Kostensenkungen durch weniger Ausschuss und Nacharbeit

Zusammenwirken von HOP mit anderen Prinzipien

HOP sollte nicht isoliert betrachtet werden; es ist wichtig, es mit anderen Prinzipien des systemischen Fehlermanagements zu kombinieren:

• Just Culture: Schafft eine Umgebung, in der Fehler offen diskutiert werden können.
• Psychologische Sicherheit: Fördert eine Kultur des Vertrauens, in der Mitarbeiter ohne Angst vor Konsequenzen sprechen können.
• Human Error Root Cause Analyse: Konzentriert sich auf die Identifizierung und Beseitigung der zugrunde liegenden Ursachen menschlicher Fehler.

Durch die Integration dieser Prinzipien können Organisationen Hochzuverlässigkeitsorganisationen (HROs) werden. Diese Organisationen haben gezeigt, dass sie in der Lage sind, kleine Fehler zu managen und katastrophale Folgen zu vermeiden.

Herausforderungen bei der Einführung von HOP

Bei der Implementierung von HOP können verschiedene Herausforderungen auftreten:

• Kulturelle Barrieren: In vielen Unternehmen gibt es eine tief verwurzelte Kultur des Fingerzeigens.
• Mangelnde Ressourcen: Die Einführung neuer Programme erfordert Zeit und Geld.

Tipps zur Überwindung dieser Herausforderungen

• Führungskräfte einbeziehen: Die Unterstützung des Managements ist entscheidend für den Erfolg.
• Schrittweise Einführung: Beginnen Sie mit kleinen Pilotprojekten und erweitern Sie diese nach erfolgreicher Implementierung.
• Regelmäßige Kommunikation: Halten Sie alle Beteiligten über Fortschritte und Erfolge informiert.

Rolle der Führungskräfte bei HOP

Führungskräfte spielen eine entscheidende Rolle bei der Einführung und Umsetzung von HOP. Sie müssen als Vorbilder fungieren und eine positive Fehlerkultur fördern. Dazu gehört:

• Offene Kommunikation über Fehler
• Förderung von Schulungen zur Sensibilisierung für HOP
• Unterstützung bei der Analyse von Vorfällen ohne Schuldzuweisungen

Praktische Beispiele für die Umsetzung von HOP

Ein Beispiel aus einem Industrieunternehmen könnte folgendermaßen aussehen:In einem Produktionsbetrieb kommt es häufig zu Materialverschwendung aufgrund menschlicher Fehler. Anstatt die verantwortlichen Mitarbeiter zu tadeln, könnten Führungskräfte den HOP-Ansatz anwenden:

1. Analyse des Prozesses: Identifizieren Sie die Schritte im Produktionsprozess, in denen häufig Fehler auftreten.
2. Schulung: Bieten Sie Schulungen an, um den Mitarbeitern das richtige Vorgehen näherzubringen.
3. Feedback-Runden: Führen Sie regelmäßige Meetings durch, um über Verbesserungen zu diskutieren.

Ein weiteres Beispiel könnte die mikrobiologische Verunreinigung in einem Krankenhaus sein:Anstatt sofort disziplinarische Maßnahmen gegen das Personal einzuleiten, könnte das Management:

1. Eine Untersuchung durchführen: Analysieren Sie den gesamten Prozess zur Herstellung der Nährstofflösungen.
2. Ursachen identifizieren: Finden Sie heraus, ob es systematische Probleme gibt (z.B. unzureichende Hygieneprotokolle).
3. Lösungen implementieren: Entwickeln Sie neue Standards zur Vermeidung solcher Verunreinigungen in Zukunft.

Fazit

HOP bietet einen vielversprechenden Ansatz zur Verbesserung der Unternehmensleistung durch ein besseres Verständnis menschlicher Interaktionen innerhalb organisatorischer Systeme. Durch die Kombination mit Prinzipien wie Just Culture und psychologischer Sicherheit können Organisationen ihre Fehlermanagementstrategien erheblich verbessern. Führungskräfte spielen dabei eine zentrale Rolle in der erfolgreichen Implementierung dieses Ansatzes.