Kommunikationsplan für Root Cause Analysen

Um was geht es?

Eine offene Kommunikation vor, während und nach einer Root Cause Analyse ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren. Mit einem Kommunikationsplan werden die Personen im Unternehmen festgelegt, die über die laufenden Aktivitäten informiert werden sollen.

Was bringt es?

Viele Personen im Unternehmen sind darin interessiert zu erfahren, was während einer Root Cause Analyse alles so passiert.

Vor allem wenn es in der Verbesserungsphase um Veränderungen in den Prozessen geht, ist eine offene Kommunikation und frühzeitige Einbindung der Entscheidungsträger notwendig.

Aber denken Sie auch an die Meinungsmacher im Unternehmen, auf die die Leute hören. Sie können sich eine Menge Stress ersparen, wenn Sie diese frühzeitig über geplante Veränderungen informieren – und gegebenfalls um ihre Meinung bitten.

Auch bei sich anbahnenden Konflikten ist es ratsam zu wissen, wer frühzeitig wie in die Konfliktlösung eingebunden werden sollte.

Das sollte ein guter Kommunikationsplan leisten:

• Interesse für die Mitarbeit und Unterstützung der Root Cause Analyse wecken.
• Vermeidung von Missverständnissen.
• Akzeptanz für die geplanten Lösungen der Probleme erzielen.
• Bedenken frühzeitig aufnehmen und berücksichtigen.
• Personen / Interessengruppen über (Zwischen-) Ergebnisse der Root Cause Analyse zeitgerecht informieren.
• Existierende Kommunikationskanäle identifizieren und nutzen.

Wie einsetzen?

Überlegen Sie, …

• welche Personen von der Root Cause Analyse (indirekt) betroffen sind und (höchstwahrscheinlich) über die laufenden Aktivitäten informiert sein möchten.
• welche Personen welche Bedenken bei der Root Cause Analyse und später bei den möglichen Lösungen haben könnten.
• wie Sie mit diesen Personen wie oft kommunizieren, um die Bedenken frühzeitig zu entkräften.
• welche Art von Informationen veröffentlicht werden dürfen – und welche nicht.

Der Kommunikaltionsplan ist kein starres Gebilde. Es kann notwendig sein, ihn während der Root Cause Analyse laufend anzupassen.