Kickoff-Meetings für Root Cause Analysen vorbereiten und durchführen

Ein KickOff-Meeting für eine Root Cause Analyse legt den Grundstein für eine erfolgreiche Problemuntersuchung. Es schafft ein gemeinsames Verständnis, klärt Erwartungen und bündelt das Wissen aller Beteiligten, bevor die eigentliche Analyse startet.

In diesem Beitrag zeige ich dir, wie ich ein solches Meeting strukturiere, um den Weg für nachhaltige Lösungen zu ebnen.

Vorbereitung des Kickoff-Meetings

Nach einem unerwünschten Vorfall oder einem Auftrag meines Chefs, ein chronisches Problem endlich zu lösen, sammle und bereite ich als Leiter des Untersuchungsteams alle schon verfügbaren Informationen auf, was, wie, wann, und wo passiert ist.

Besonders wenn der Fokus auf den monetären Auswirkungen des oder der Probleme liegt, versuche ich mit dem Controlling bereits vorhandene Daten zu ermitteln. Für das Kick-Off-Meeting bereite ich die Zahlen, Daten und Fakten dann so auf, dass jeder an der Problemlösung beteiligte Mitarbeiter weiß, worum es für das Unternehmen geht.

Nach Formulierung einer ersten Problembeschreibung und mit dem Entwurf eines Ursachenbaums mit den bereits bekannten Ursache-Wirkungsketten geht es dann in das Kickoff-Meeting. Eingeladen sind das Kernteam, das erweiterte Team, der Prozesseigner und der Champion.

Agenda für ein erfolgreiches Kickoff-Meeting

1️⃣ Einleitung durch den Prozesseigner:

Der Prozesseigner erläutert den Vorfall, die Auswirkungen auf die Unternehmensziele und seine Erwartungen an die Untersuchung.

2️⃣ Vorstellung der Problembeschreibung:

Ich präsentiere den Entwurf der Problembeschreibung und ergänze ihn mit Informationen, die die Teilnehmer mitgebracht haben. Ziel: Ein gemeinsames Verständnis des Vorfalls und des zu lösenden Problems.

3️⃣ „Einfrieren“ der Problembeschreibung:

Sobald alle Teilnehmer übereinstimmen, wird die Problembeschreibung fixiert.

4️⃣ Erste Schritte in die Ursachenanalyse:

Ich stelle den initialen Entwurf des Ursachenbaums mit den bereits bekannten Ursache-Wirkungsketten vor.

5️⃣ Input der Teilnehmer:

Die Teilnehmer teilen ihre Beobachtungen und Informationen zu dem zu untersuchenden Vorfall – von Mitarbeiterhandlungen über Arbeitsplatzbedingungen bis hin zu den systemischen Einflussfaktoren (z.B. Arbeitsplatzbedingungen, Kommunikation, Zusammenarbeit im Team, Betriebsausstattung, Arbeitsanweisungen, Führungsverhalten, Ressourcenmanagement, Unternehmenskultur usw.). Ich achte auf klare Kausalitäten und markiere nicht belegte Ursachen als „Vermutung“.

6️⃣ Fokus auf Kontrollierbares:

Wir konzentrieren uns zunächst auf Ursachen, die im Einflussbereich des Prozesseigners oder Standorts liegen.

7️⃣ Aufgabenverteilung:

Zum Abschluss legen wir den nächsten Besprechungstermin fest und wer welche notwendigen Informationen bis dahin beschafft.