In Phase 2 der HERCA-Analyse beschreiben Sie das Problem präzise und schaffen ein gemeinsames Verständnis im Untersuchungsteam. Sie klären, was passiert ist, was anders war als sonst, wann und wo das Ereignis auftrat und welche Auswirkungen es auf das Unternehmen hat. So vermeiden Sie vorschnelle Schlussfolgerungen und schaffen eine verlässliche Grundlage für die anschließende Ursachenanalyse.
Das Problem beschreiben, bevor die Analyse beginnt.
April 1912. Die Titanic ist gesunken, über 1.500 Menschen sind tot. Das Untersuchungsteam trifft sich zum ersten Mal. Einer sagt, das Problem sei die Konstruktion des Schiffes. Ein anderer sagt, es seien die vielen Toten, zu wenige Rettungsboote. Ein Dritter zeigt auf die Männer im Ausguck. Und ein Vierter bringt das Ausweichmanöver ins Spiel. Jeder meint, er hat recht. Das Ergebnis: Schuldzuweisungen, das Schwarze-Peter-Spiel zwischen Bereichen, Diskussionen ohne Ende.
Genau das passiert in Unternehmen täglich. Nicht auf der Titanic, sondern im Besprechungsraum nach einem Vorfall. Phase 2 beendet dieses Chaos. Nicht durch Abstimmung, wer am lautesten argumentiert, sondern durch eine strukturierte Beschreibung: Was ist das eigentliche Problem für das Unternehmen, das möglichst nie wieder auftreten soll?
PHASENZIEL
Am Ende von Phase 2 hat das Team eine schriftliche, abgestimmte Problembeschreibung. Alle Beteiligten analysieren dasselbe Problem.
Das Problem präzise beschreiben
Die Problembeschreibung beantwortet sechs Fragen: Was ist passiert? Was war unmittelbar vorher anders als sonst? Wann und wo ist es passiert? Wie oft ist derselbe oder ein ähnlicher Vorfall in den letzten zwölf Monaten aufgetreten? Und was bedeutet dieser Vorfall konkret für das Unternehmen?
Der letzte Punkt ist entscheidend. Nicht die Sichtweise einzelner Beteiligter zählt, sondern die Auswirkungen auf Unternehmens-, Abteilungs- oder Teamziele. Dazu gehören beispielsweise Kennzahlen, Kosten oder Qualität. Das ist der gemeinsame Nenner, auf den sich alle einigen können. Namen spielen dabei keine Rolle.
So sieht das in der Praxis aus: Der Untergang der Titanic
Die Titanic ist gesunken. Aber was ist das eigentliche Problem für die Reederei White Star Line? Die Grafik zeigt, wie die Problembeschreibung zwei Perspektiven trennt. Oben die Fakten zum Ereignis: was, wann, wo passiert ist. Unten die Auswirkungen auf die Unternehmensziele, über 1.500 Tote, der Verlust des gesamten Schiffes, 173 Millionen Euro Schaden. Erst wenn beide Abschnitte ausgefüllt sind, analysiert das Team dasselbe Problem.
„Wer das erste Knopfloch verfehlt, kommt mit dem Zuknöpfen nicht zu Rande.“
Johann Wolfgang von Goethe
Das erste Knopfloch bei einer HERCA ist die Problembeschreibung. Wer sie überspringt oder unscharf fasst, korrigiert den Fehler in jeder folgenden Phase. Und das kann zu unnötigen Diskussionen führen. Die Folge: eine HERCA dauert eine Ewigkeit, bis sie fertig ist.
Die Vorlage für die Problembeschreibung stammt übrigens aus der Excel-Arbeitsmappe, die Sie sich hier kostenlos herunterladen können.
Im nächsten Schritt werden alle Ursachen und deren Zusammenwirken in der Ursachenkarte sichtbar gemacht.
